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稟議書の作成、めんどくさいですよね。商品を探してスペックを調べて、金額を確認して、フォーマットに転記して…。気づいたら30分経っていた、なんてことありませんか。
私もデイサービスの管理者として、車いす、マッサージ器、パソコン周辺機器など、月に2〜3件は稟議書を書いています。正直、この作業のために30分も使うのはもったいないと感じていました。
そこでAnthropicのデスクトップツールCoworkを使って稟議書作成を自動化したところ、30分かかっていた作業が30秒で終わるようになりました。この記事では、実際にどうやって稟議書を自動化したのか、超簡単な手順を紹介します。
この記事で使用するツール
この記事では、Anthropic社のデスクトップツールCoworkを使用します。
Coworkとは？
- Word文書やExcelの自動作成が可能
- ファイルのコピー＆編集ができる
- ファイルをドラッグするだけで設定完了
- Windows / Mac 対応
- Claude Proプラン（月20ドル）に含まれる
必要なもの
- Claude Proプラン（月20ドル）
- Coworkアプリ（Proプランに含まれる）
- 自社の稟議書ファイル（Word または Excel）
⚠️ 重要な注意
Webブラウザ版Claude.ai（無料版・Pro版）では、この記事の方法は実現できません。
必ずCoworkデスクトップアプリをダウンロードして使用してください。
Before：稟議書作成に30分もかかっていた
従来の稟議書作成フロー
私が管理する施設では、物品購入の際に稟議書（購入承認申請書）の提出が必須です。従来は以下の流れで作成していました。
1. 商品情報を探す（10分）
- Amazonや楽天で商品を検索
- 価格、メーカー、型番、仕様を確認
- 複数サイトで比較して最安値を探す
2. Word文書を開いて転記する（15分）
- 過去の稟議書ファイルを探す
- 商品名、型番、価格、購入理由を手入力
- 誤字脱字がないか確認
- フォーマットが崩れていないか調整
3. 上長に提出（5分）
- PDFに変換
- メールで送信
- 承認待ち
合計で約30分。急ぎの購入でも、この作業は省けませんでした。
何が一番めんどくさかったか
一番時間を取られていたのは、商品情報の転記作業です。
AmazonのページとWordファイルを行き来しながら、商品名をコピー&ペースト、型番を手入力、価格を確認…という単純作業の繰り返し。ミスがあると差し戻されるので、慎重にやらざるを得ません。
「この時間、他の業務に使えたらどれだけ楽か」と何度も思いました。
具体的な手順・やり方
使ったツール
- Cowork（デスクトップアプリ）：稟議書の自動作成
- 自社の稟議書ファイル（Word または Excel）
- 商品URL（Amazon、楽天など）
初回設定（3ステップ・50秒）
ステップ1：プロンプトをコピペ（30秒）
Coworkを起動して、決まったプロンプトをコピー&ペーストします。
詳しい手順はnote無料記事で公開していますが、コピペするだけなので簡単です。
ステップ2：稟議書ファイルをドラッグ（10秒）
自社で実際に使っている稟議書ファイル（Word または Excel）を、Coworkの画面にドラッグ&ドロップするだけ。
Coworkが自動的に：
- ファイル形式を判別（Word or Excel）
- ファイルの内容を詳細に記憶
- 項目名、表構造、レイアウトを理解
してくれます。
ステップ3：スキル化を依頼（10秒）
「この書式で稟議書を作成するスキルを作ってください」と送信するだけ。
これで設定完了です。合計50秒。
2回目以降の使い方（30秒）
設定が完了したら、次回以降は超簡単です。
稟議書作って
https://www.amazon.co.jp/dp/B08XYZ1234これだけです。
Coworkが：
- URLにアクセス
- 商品情報を自動取得
- 記憶した書式で稟議書を作成
- Word（またはExcel）ファイルとして保存
してくれます。
After：30秒で稟議書が完成するようになった
時間の変化
| 工程 | Before | After |
|---|---|---|
| 初回設定 | – | 50秒（1回だけ） |
| 商品情報を探す | 10分 | 0秒（自動取得） |
| Word文書に転記 | 15分 | 0秒（自動記入） |
| 確認・提出 | 5分 | 30秒（最終確認のみ） |
| 合計 | 30分 | 30秒 |
約30分の時短になりました。
業務への影響
月に2〜3件の稟議書を書くとして、1ヶ月で約1時間半の削減です。年間にすると18時間。丸2日分以上の時間が浮く計算になります。
この時間を、利用者さんとの関わりや、スタッフとの面談、施設の運営改善に使えるようになったのは、正直かなり大きいです。
テンプレートをコピーするから書式が崩れない
この方法の最大の特徴は、テンプレートファイルをコピーして編集するという点です。
初回設定時（成功率80〜90%）
Coworkが：
- テンプレートファイルをそのままコピー
- 必要な箇所だけ編集
- 書式・レイアウトを完全維持
シンプルな書式でも、複雑な表形式でも、ほぼ確実に動作します。
2回目以降（成功率60〜70%）
Coworkが記憶した構造をもとに再現します。
書式が崩れる場合もありますが、手動で微調整すれば、それでも一から作るより大幅に時短できます。
より高い精度が必要な場合
毎回テンプレートファイルをドラッグすれば、常に80〜90%の高精度を維持できます。
手間は少し増えますが（30秒→1分）、より確実に書式を維持できます。
Word・Excelどちらでも使える
この方法は、Word・Excelどちらでも自動対応します。
Word派の施設
Wordファイル（.docx）をドラッグ
→ 次回以降もWord形式で出力
Excel派の施設
Excelファイル（.xlsx）をドラッグ
→ 次回以降もExcel形式で出力
Coworkがファイル形式を自動判別してくれるので、何も指定する必要がありません。
どんな書式の稟議書にも対応できます。
介護現場での注意点・個人情報への配慮
個人情報は絶対に入力しない
稟議書の作成自体には、利用者さんの個人情報は含まれません。購入する物品の情報だけなので、安心して使えます。
ただし、購入理由の欄に「○○さんのために」といった利用者名を書く必要がある場合は、その部分だけ手入力にしています。AIには利用者名を入力しないルールを徹底しています。
ファイルは既存のものを使用
Coworkに稟議書を作ってもらうには、既存の稟議書ファイルをドラッグします。
私の場合、過去に使っていた稟議書のフォーマットをそのまま使っているので、追加の手間はありませんでした。
最終確認は必須
AIが作った稟議書でも、最終確認は自分でやるようにしています。
- 商品名や価格が正しいか
- 購入理由が適切か
- フォーマットが崩れていないか
この確認作業は30秒もあれば終わりますが、省略はしません。
まとめ
稟議書作成の自動化で、30分→30秒、約30分の時短を実現しました。
ポイントは3つです。
- ファイルをドラッグするだけで設定完了（50秒）
- テンプレートをコピーするから書式が崩れにくい
- Word・Excel両対応で自動判別
稟議書作成という単純作業に時間を取られるのは、正直もったいないです。AIで自動化できる部分は任せて、浮いた時間を本来やるべき業務に使う。これが、これからの介護現場の働き方だと思います。
【期間限定】完全無料で全手順を公開中
この記事では稟議書作成の基本的な流れを紹介しましたが、実際に設定するには以下の情報が必要です。
❌ コピペするプロンプトの全文
❌ スキル化の具体的な手順
❌ トラブルが起きたときの対処法
❌ 2回目以降の成功率を上げる方法
【note無料記事】稟議書を5分で自動化｜ファイルをドラッグするだけ で無料公開しています
✅ コピペで使えるプロンプト完全版（コピーボタン付き）
✅ 初回設定の具体的な手順（詳細解説）
✅ テンプレートのコピー＆編集方式の仕組み
✅ 2回目以降の成功率（60〜70%）を理解した上で使える
✅ より高い精度（80〜90%）を維持する方法
✅ トラブルシューティング完全版（Q&A形式）
こんな人におすすめ：
- Coworkを導入済み、または導入予定の方
- 月に2〜3回以上稟議書を作成する管理者
- AI初心者で、簡単に設定したい方
- Word・Excelどちらも使う可能性がある方
- 2回目以降の成功率について正しく理解したい方
