【管理者向け】店舗会議資料をClaudeで自動作成した話｜20分の集計作業が10秒になった

毎月同じ資料を、毎月同じように手作業で作っている。

デイサービスの管理者なら共感してもらえると思いますが、店舗会議の資料準備って内容は毎回ほぼ同じなのに、なぜか時間がかかるんですよね。

私の場合、利用率表・日報・目標シートと複数のファイルを行き来しながら数字を拾い、一枚の資料にまとめ直す作業に毎月20分かかっていました。

それがClaudeを使うようになってから、10秒で終わるようになりました。

非エンジニアの介護管理者が、コードも書かずに実現した方法を紹介します。

私が毎月作っていた店舗会議資料の中身

半日型デイサービスの管理者として、毎月以下の項目をまとめた資料を作っています。

• 先月の出席率・利用率
• 過去の利用率（月別推移）
• お休みの理由ランキング
• 休みが多い利用者ランキング
• 振替利用数
• LIFEフィードバックの共有
• 今期の目標と短期目標の確認
• 共有事項

項目数はそれなりにありますが、内容を考えることに時間はかかっていませんでした。

時間を取っていたのは、複数ファイルから数字を拾ってきてまとめ直す、単純な集計・転記作業です。

「毎月同じことをまた手作業でやっている」というもどかしさが、ずっとありました。

Claudeで10秒になった方法

渡すものは3つのファイルと共有事項だけ

Claudeに渡しているのは以下の4点です。

• 利用率表（月ごとの利用率・稼働率データ）
• 日報（お休みの理由・振替利用などの記録）
• 目標シート（今期の目標・短期目標）
• 共有事項（チャットで入力）

指示はひとこと

「5月の店舗会議資料を作って」

これだけです。あとはClaudeが必要な数字を拾って、会議資料の形に整えてくれます。

作業時間の変化

ひとことで動く理由｜最初の設定が重要

「指示がひとことで済む」のには理由があります。

最初にClaudeに対して、資料の形式・含める項目・出力のルールをあらかじめ設定しておく必要があります。この設定を一度やっておくことで、毎月ひとことで動くようになります。

最初の設定に少し手間はかかりますが、一度作れば毎月使い回せるのが最大のメリットです。

介護現場で使うときの注意点

個人情報への配慮

休みが多い利用者ランキングなど、個人に関わるデータを扱います。Claudeに渡すファイルは氏名ではなく番号管理にしておくと安心です。

施設ごとに情報管理のルールが異なりますので、必ず確認したうえで活用してください。

数字の確認は必ず自分で

Claudeが出力した資料の数字は、必ず元データと照合してください。AIの出力をそのまま会議で使うのではなく、最終確認は人間が行うという前提で運用しています。

まとめ

• 店舗会議資料の作成はデータ集計・転記作業が時間を奪っていた
• 利用率表・日報・目標シートを渡してひとこと指示するだけで自動作成できる
• 20分の作業が10秒になった
• 最初の設定さえ済ませれば、毎月使い回せる
• 個人情報の扱いと数字の最終確認は忘れずに

毎月同じ形式で作る資料こそ、AIに任せると効果が大きいです。「また来月も同じ作業か…」と感じている管理者の方に、ぜひ試してほしい活用法です。