デイサービスの管理者として、毎日かかさずやる作業があります。
勤務形態一覧表への入力です。
利用者の人数が変わるたびに、介護職員の配置を組み直す必要があります。早い日で5分、調整が多い日は10分以上かかっていました。
それがClaudeを使うようになってから、5秒で終わるようになりました。この記事では、その実践内容をご紹介します。
勤務形態一覧表の入力、どこが面倒だったか
勤務形態一覧表は、令和3年に厚生労働省が定めた全国統一フォーマットのExcelファイルです。従業者の勤務体制を月単位で管理するための書類で、事業所の運営に欠かせません。
デイサービスは利用者の人数が日によって変わります。スタッフに余裕があれば気にならないかもしれませんが、現実はそうではありません。利用人数が変わるたびに、介護職員の配置を組み直す必要があります。介護職員だけでは必要な時間数を満たせないため、機能訓練指導員と看護職員に兼務をお願いしていますが、それぞれの職種に独自の配置基準があるため、自由に動かせるわけではありません。この調整が毎日の面倒なところです。
複数の条件が絡み合う配置調整の難しさ
具体的にどんな条件があるのか、整理してみます。
介護職員の配置基準
- 利用者が15人まで：1人以上
- 利用者が15人を超える場合：1人＋（超えた人数÷5）以上
- 常時1人以上の配置が必要
介護職員だけではこの時間数を満たせないため、機能訓練指導員と看護職員が兼務でカバーします。
サービス提供体制強化加算１の維持
当施設では、介護福祉士の割合が年間70%以上であることを条件とするサービス提供体制強化加算１を取得しています。加算を維持しながら、必要以上に厚くならない配置を意識する必要があります。
個別機能訓練加算１ロの配置条件
個別機能訓練加算１ロを取得しているため、機能訓練の実施時間中（サービス提供時間の3分の2）は機能訓練指導員を2名配置しなければなりません。残りの時間帯で介護職員の兼務をお願いしています。
看護職員の勤務形態
看護職員はパート勤務のため、サービス提供時間を通しての勤務ではありません。バイタルチェックの時間帯は看護職員として配置し、それ以外の時間帯で介護職員を兼務していただきます。基本的には機能訓練指導員2名の兼務で配置をまかない、それでも足りない場合に看護職員にも兼務をお願いする流れです。
公休・有給が重なると一気にシビアになる
スタッフの公休や有給が重なった日は、配置がかなりギリギリになります。分単位で調整してようやく基準を満たす、という日も珍しくありません。この細かい調整を毎日頭の中で組み立てるのが、地味に面倒な作業でした。
毎日のルーティンワークなら自動化できると気づいた
ある日、ふと思いました。
毎日同じ判断を繰り返しているなら、自動化できるのではないか、と。
勤務形態一覧表はExcelファイルです。Claudeはファイルを操作できます。ならばできるはずだと考え、試してみることにしました。
「午前○名・午後○名」の一言で終わるようになった
現在のClaudeへの指示はこれだけです。
「今日の勤務形態をして、午前○名、午後○名」
これを送ると、Claudeが勤務形態一覧表を開いて入力し、配置基準を満たしているか確認した上で完成させてくれます。私がやることは、内容を確認するだけです。
作業時間はこう変わりました。
- 使う前：毎日5〜10分かかっていた
- 使った後：指示するだけで5秒
毎日5〜10分の節約は、月に換算すると100〜200分以上になります。小さく見えても、毎日積み重なると大きな差になります。
まとめ
勤務形態一覧表の入力は、複数の配置基準や加算条件を同時に満たす必要があり、一見複雑に見えます。しかしルールが決まっているからこそ、AIに任せられる作業です。
毎日繰り返している面倒な作業があるなら、一度Claudeに任せてみることをおすすめします。
